รายงานการจัดการความรู้ ประจำปีการศึกษา 2568

บทนำ

การบริหารจัดการองค์กรในยุคปัจจุบันมีความซับซ้อนและเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว ทั้งในด้านภารกิจ ความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และการกำกับดูแลตามเกณฑ์คุณภาพ ส่งผลให้องค์กรจำเป็นต้องมีระบบการทำงานที่มีประสิทธิภาพ โปร่งใส ตรวจสอบได้ และเอื้อต่อการตัดสินใจของผู้บริหารบนพื้นฐานของข้อมูลที่ถูกต้อง ครบถ้วน และเป็นปัจจุบัน

คณะการแพทย์บูรณาการเห็นว่าการจัดการความรู้เป็นกลไกสำคัญในการพัฒนาองค์กรอย่างเป็นระบบ โดยนำองค์ความรู้จากการปฏิบัติงานจริง ประสบการณ์ของบุคลากร และบทเรียนจากปัญหาที่เกิดขึ้น มาวิเคราะห์ สังเคราะห์ และถ่ายทอดเป็นแนวทางการทำงานที่ชัดเจนและเป็นมาตรฐาน สอดคล้องกับแนวคิดการพัฒนาองค์กรตามเกณฑ์ EdPEx ที่ให้ความสำคัญกับข้อมูลเชิงประจักษ์ การปรับปรุงกระบวนการอย่างต่อเนื่อง และการสร้างคุณค่าให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ที่มาและความสำคัญของการจัดการความรู้

จากการดำเนินงานด้านบริหารของคณะ พบข้อจำกัดในกระบวนการจัดการเอกสารราชการ การติดตามงาน และการรายงานผลตัวชี้วัด โดยการทำงานยังมีลักษณะแยกส่วน การตรวจสอบสถานะเอกสารยังไม่เป็นระบบ และการรวบรวมข้อมูลเพื่อรายงาน KPI ต้องใช้เวลา เนื่องจากข้อมูลกระจัดกระจายและขาดการเชื่อมโยง

สภาพดังกล่าวสะท้อนถึงความจำเป็นในการพัฒนาระบบงานด้านบริหารให้มีความชัดเจน ลดความซ้ำซ้อน เพิ่มความโปร่งใส และสามารถนำข้อมูลไปใช้ประกอบการตัดสินใจของผู้บริหาร ได้อย่างรวดเร็วและทันต่อสถานการณ์

สภาพปัญหาและข้อจำกัดในการดำเนินงาน

กระบวนการจัดการเอกสารราชการและการติดตามผลการดำเนินงานยังขาดระบบที่มีความเป็นเอกภาพ การดำเนินงานส่วนใหญ่ยังอาศัยการประสานงานรายบุคคลหรือแยกตามหน่วยงาน ทำให้ไม่สามารถติดตามสถานะของเอกสารและงานในแต่ละขั้นตอนได้อย่างชัดเจน ส่งผลให้เกิดความล่าช้า เพิ่มความเสี่ยงต่อการสูญหายของเอกสาร และทำให้บทบาทผู้รับผิดชอบ ในแต่ละขั้นตอนยังไม่ชัดเจน

ในด้านการรายงานผล พบว่าข้อมูลเพื่อใช้ติดตามตัวชี้วัดยังอยู่ในหลายรูปแบบและหลายแหล่งข้อมูล ขาดการเชื่อมโยงอย่างเป็นระบบ ส่งผลให้การสรุปและวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อใช้ประกอบการตัดสินใจ ต้องใช้เวลานาน และอาจไม่สะท้อนผลการดำเนินงานของคณะได้ครบถ้วนและทันต่อสถานการณ์

วัตถุประสงค์ของการจัดการความรู้

ขอบเขตและหัวข้อการจัดการความรู้

การจัดการความรู้ครั้งนี้มุ่งเน้นด้านการบริหารจัดการ โดยครอบคลุมการปรับปรุงกระบวนการทำงาน การพัฒนาระบบงานดิจิทัล ระบบติดตามเอกสารและงานบริหาร และระบบรายงานผลในรูปแบบ Dashboard เพื่อสนับสนุนการบริหารจัดการเชิงระบบ

กระบวนการจัดการความรู้

การดำเนินงานใช้กระบวนการจัดการความรู้ 5 ขั้นตอน เพื่อแปลงบทเรียนจากการปฏิบัติงานจริง ไปสู่การออกแบบระบบงานที่นำไปใช้ได้จริงและสามารถปรับปรุงต่อเนื่อง

ผลลัพธ์จากการจัดการความรู้

ประโยชน์ที่ได้รับจากการจัดการความรู้

ประโยชน์เชิงปริมาณ

การนำระบบไปใช้ช่วยลดระยะเวลาในการค้นหาเอกสาร ตรวจสอบสถานะงาน และรวบรวมข้อมูลเพื่อจัดทำรายงาน ผู้บริหารสามารถติดตามงานค้างและผลการดำเนินงานได้รวดเร็วขึ้น ลดภาระงานซ้ำซ้อน และสามารถนำข้อมูลไปวิเคราะห์เพื่อปรับปรุงกระบวนการในรอบถัดไปได้อย่างเป็นระบบ

ประโยชน์เชิงคุณภาพ

การจัดการความรู้และการพัฒนาระบบดิจิทัลช่วยยกระดับวัฒนธรรมการทำงานให้มีความเป็นระบบ โปร่งใส และตรวจสอบได้ บุคลากรเข้าใจขั้นตอนการทำงานร่วมกันมากขึ้น ผู้บริหารสามารถใช้ข้อมูลจากระบบในการวิเคราะห์ วางแผน และตัดสินใจเชิงยุทธศาสตร์ บนพื้นฐานของข้อมูลเชิงประจักษ์

สรุปผลการจัดการความรู้

การจัดการความรู้ด้านการบริหารจัดการในครั้งนี้สะท้อนให้เห็นว่า การพัฒนาระบบงานดิจิทัลที่ประสบผลสำเร็จต้องเริ่มจากการทำความเข้าใจกระบวนการทำงานจริง ระบุปัญหาและจุดคอขวดอย่างชัดเจน ก่อนนำเทคโนโลยีมาสนับสนุนการทำงาน

ปัจจัยสำคัญของความสำเร็จ ได้แก่ การมีส่วนร่วมของบุคลากร การรับฟังข้อเสนอแนะจากผู้ใช้งานจริง การทดลองใช้ในวงจำกัดก่อนขยายผล และการใช้ข้อมูลจากระบบเป็นฐานในการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ส่งผลให้ระบบ IM Document Tracking และ EdPEx Dashboard เป็นทั้งเครื่องมือทางเทคนิค และกลไกเชิงบริหารที่ช่วยยกระดับประสิทธิภาพของคณะอย่างเป็นรูปธรรม

ข้อเสนอแนะเพื่อการจัดการความรู้ครั้งต่อไป